01 październik
Wiele firm z sektora MŚP żyje z projektów: każde zlecenie od klienta to odrębne przedsięwzięcie z własnym budżetem, harmonogramem i zespołem. Dopóki takich przedsięwzięć jest kilka, wystarczają arkusze kalkulacyjne i doświadczenie kierowników. Problem zaczyna się wtedy, gdy równolegle toczy się ich kilkadziesiąt, a klienci, dostawcy i zespoły są rozproszeni po całej Polsce i za granicą. O skoku w dojrzałości nie decyduje wówczas sama aplikacja, lecz standard pracy zbudowany na jej bazie. Pokazujemy, jak ten proces przeszła Smart Automation – firma inżynieryjna z Olsztyna, która w ciągu zaledwie trzech miesięcy przeniosła wszystkie prowadzone projekty do systemu FlexiProject. Podobną drogę przeszliśmy również w Dolnośląskim Funduszu Rozwoju, gdzie FlexiProject stanowi dziś centralne narzędzie do zarządzania projektami.
Dlaczego Excel i ERP przestają wystarczać firmom projektowym
W firmach, które utrzymują się z realizacji projektów, naturalnym punktem wyjścia jest kontrola finansów. Budżety trafiają więc do systemu ERP, bo tam są faktury, płatności i koszty. Sęk w tym, że ERP został zaprojektowany do obsługi księgowości, a nie do prowadzenia projektów. Kierownicy zaczynają budować własne obejścia: jeden liczy w arkuszu, drugi w notatkach, trzeci prosi księgowość o zestawienia. Firma ma dane, ale nie ma jednego, wspólnego obrazu sytuacji, na podstawie którego mogłaby podejmować świadome decyzje biznesowe.
Skala tego zjawiska jest dobrze udokumentowana. Według raportu Wellingtone „The State of Project Management 2024” tylko 34% organizacji kończy projekty zgodnie z terminem i podobny odsetek mieści się w budżecie, a około połowa badanych nie ma dostępu do wskaźników projektowych w czasie rzeczywistym i poświęca co najmniej jeden dzień w miesiącu na ręczne przygotowywanie raportów. Właśnie w tym miejscu rosnące przedsiębiorstwa sięgają po dedykowany system do zarządzania projektami, który łączy harmonogramy, budżety, ryzyka i zasoby w jednym środowisku pracy.
Tak wyglądała też sytuacja wyjściowa w Smart Automation. Główny nacisk położony był na kontrolę finansów, jednak organizacja nie dysponowała zintegrowanym systemem do zarządzania budżetem projektu, a rozwiązania zbudowane wokół systemu ERP okazywały się trudne w codziennej obsłudze. Każdy kierownik szukał własnego sposobu na kontrolowanie i planowanie finansów. Brakowało przy tym zintegrowanego narzędzia do budowania harmonogramu, monitorowania ryzyka i planowania zasobów – czyli całościowego spojrzenia na projekt i cały portfel przedsięwzięć.
Smart Automation: firma, która żyje z projektów
Smart Automation to firma inżynieryjna z Olsztyna, działająca na rynku automatyki przemysłowej od 2009 roku. Projektuje i wdraża kompleksowe systemy automatyki: od koncepcji maszyn i analizy wykonalności, przez elektrykę, programowanie systemów sterowania i systemy wizyjne, po robotyzację procesów produkcyjnych i budowę maszyn specjalnych. Zajmuje się także modernizacją istniejących linii produkcyjnych, relokacją maszyn oraz wdrażaniem przemysłowych systemów informatycznych. Zespół firmy łączy ponad 300 lat sumarycznego doświadczenia specjalistów z zakresu automatyki, robotyki i mechatroniki.
Firma zrealizowała dotąd ponad 1000 projektów w Polsce i za granicą dla branż tak różnych jak automotive, przemysł spożywczy, farmaceutyczny, meblarski czy e-commerce. Na liście klientów znajdują się m.in. IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever, Danone i Kompania Piwowarska. W praktyce oznacza to kilkadziesiąt równolegle prowadzonych projektów wdrożeniowych, często rozproszonych geograficznie, o różnej skali i stopniu złożoności. Przy takiej liczbie przedsięwzięć koordynacja ludzi, terminów i pieniędzy przestaje być kwestią dobrej pamięci kierowników, a staje się procesem, który wymaga systemowego wsparcia, jakie daje system do zarządzania projektami dla firm inżynieryjnych.
Przebieg wdrożenia: 51 projektów w trzy miesiące
Całe wdrożenie zamknęło się w trzech miesiącach. W tym czasie do nowego systemu przeniesiono wszystkie prowadzone projekty – łącznie 51 przedsięwzięć o różnym stopniu złożoności. Z narzędzia korzystają dziś wszyscy pracownicy firmy oraz kluczowi podwykonawcy, w sumie 37 osób. Na bazie funkcji systemu powstał firmowy standard zarządzania projektami, który obejmuje kartę projektu, model fazowy, szablony budżetów i plany bazowe. Wszystkie zespoły planują prace w jednym oprogramowaniu do harmonogramowania, według wspólnego wzorca.
Ponieważ Smart Automation utrzymuje się z projektów, zarządzanie nimi jest kluczowym procesem operacyjnym spółki. Zarząd potrzebuje na bieżąco informacji o kosztach, płatnościach i zaangażowaniu poszczególnych osób, bo czas pracowników i środki finansowe to dwa najcenniejsze zasoby firmy. Stąd decyzja o integracji z systemem ERP: budżet projektu w narzędziu projektowym pozostaje spójny z danymi finansowo-księgowymi, bez podwójnego wprowadzania informacji. Elastyczna struktura systemu pozwoliła pójść o krok dalej i odwzorować w nim również proces zarządzania ofertami oraz serwisem gwarancyjnym i pogwarancyjnym.
Co zdecydowało o przyjęciu systemu przez zespół
Pierwszym czynnikiem była konsekwentna postawa prezesa spółki. Od początku podkreślał, że wszystkie informacje na temat projektów mają znajdować się w jednym systemie, i wymagał regularnych aktualizacji od każdego kierownika projektu. To pozornie prosty mechanizm, ale w praktyce to on decyduje, czy nowe narzędzie stanie się rzeczywistym środowiskiem pracy, czy tylko kolejnym miejscem, w którym „wypadałoby” coś uzupełniać.
Drugim czynnikiem była niska bariera wejścia. Budowanie harmonogramu i budżetu okazało się na tyle intuicyjne, że każdy kierownik – niezależnie od doświadczenia – rozpoczynał szkolenie od wprowadzenia własnego, realnego projektu. Nowoczesny system do zarządzania wykresem Gantta pozwala rozplanować zadania, zależności i kamienie milowe bez długiego kursu obsługi, dzięki czemu nauka narzędzia odbywała się na żywym materiale, a nie na ćwiczeniach.
Trzecim elementem było bieżące wsparcie zespołu FlexiProject, otwartego nie tylko na szkolenia, ale też na rozwój systemu pod potrzeby klienta: od mobilnej rejestracji godzin pracy, przez rozbudowę modułu harmonogramu, po wspomnianą integrację z ERP. W Smart Automation podkreślają zresztą uczciwie, że wdrożenie wciąż trwa: pracownicy na co dzień zgłaszają uwagi i pomysły na usprawnienia, co świadczy o tym, że realnie korzystają z systemu i angażują się w jego rozwój. W DFR obserwujemy podobną dynamikę – FlexiProject stał się narzędziem, które ewoluuje wraz z naszymi procesami.
Efekty: od kontroli kosztów do decyzji opartych na danych
Przed wdrożeniem firma koncentrowała się na kosztach już poniesionych. Dziś na bieżąco monitoruje odchylenia całego budżetu, łącznie z prognozowanymi kosztami do końca projektu. To zasadnicza zmiana perspektywy: zamiast rozliczać przeszłość, kierownicy i zarząd widzą, dokąd zmierza projekt, zanim przekroczenie stanie się faktem. Punktem odniesienia jest zatwierdzony plan bazowy, względem którego mierzone są odchylenia terminów i kosztów.
Drugim nowym obszarem jest czasochłonność pracy, analizowana zarówno na poziomie pojedynczego projektu, jak i całej organizacji. Informacja o zaangażowaniu pracowników i obłożeniu poszczególnych działów stała się wsadem do decyzji zarządczych: w jakim kierunku składać oferty i kiedy uruchamiać rekrutacje. Planowanie zasobów przestało być intuicyjne, a zaczęło opierać się na rzeczywistych danych o dostępności zespołów.
Nowy standard podtrzymuje stały rytm pracy z portfelem. Cykliczne przeglądy projektów, wspierane przez moduł przeglądów projektowych, odbywają się co dwa tygodnie dla przedsięwzięć w fazie realizacji i co miesiąc dla projektów na etapie planowania oraz tych mniej złożonych. Podstawowym materiałem na spotkania są dane prosto z systemu, nie ręcznie przygotowywane prezentacje. Ustandaryzowane zostały karta projektu, szablony, plany bazowe, rejestr ryzyk i szablony raportów. Na poziomie strategicznym firma analizuje natomiast rozkład projektów w portfelu pod kątem zgodności z przyjętą strategią spółki, wykorzystując do tego atrybuty projektów.
Wnioski dla innych firm MŚP
Historia Smart Automation potwierdza kilka uniwersalnych prawidłowości. Po pierwsze, o powodzeniu wdrożenia decyduje sponsor na poziomie zarządu: jeśli prezes konsekwentnie wymaga, by jedynym źródłem informacji o projektach był system, adopcja następuje szybko. Po drugie, narzędzie warto traktować jako nośnik standardu, a nie dodatek do niego. Karta projektu, model fazowy, plany bazowe i rytm przeglądów powstały w Smart Automation razem z systemem i dzięki niemu są na bieżąco wykorzystywane w codziennej pracy.
Po trzecie, integracja z ERP eliminuje podwójne wprowadzanie danych i spory o to, „które liczby są prawdziwe”. I wreszcie po czwarte: wdrożenie systemu do zarządzania projektami nie jest projektem z datą końcową, lecz procesem ciągłego doskonalenia, w którym uwagi użytkowników są sygnałem zaangażowania, a nie oporu.
Doświadczenie olsztyńskiej firmy pokazuje, że profesjonalizacja zarządzania projektami nie jest zarezerwowana dla korporacji. Organizacja licząca kilkadziesiąt osób w trzy miesiące przeniosła 51 projektów do jednego środowiska pracy i zbudowała wokół niego standard, który wcześniej istniał tylko w głowach doświadczonych kierowników. W DFR również wybraliśmy FlexiProject jako fundament naszego standardu zarządzania projektami i obserwujemy podobne korzyści: lepszą przewidywalność, spójność danych i realne wsparcie decyzji biznesowych.
Dla firm z sektora MŚP, które utrzymują się z realizacji projektów, płynie z tego czytelny wniosek: kontrola budżetów, terminów i zasobów w jednym systemie to nie koszt administracyjny, lecz warunek przewidywalnego wzrostu. Im wcześniej rosnące przedsiębiorstwo uporządkuje sposób prowadzenia projektów, tym mniej bolesny będzie moment, w którym liczba równoległych przedsięwzięć przekroczy możliwości ręcznej koordynacji. A na konkurencyjnym rynku usług inżynieryjnych to właśnie przewidywalność dostarczania staje się argumentem, który wygrywa kontrakty.
